Expense management
Grip en zicht op je reiskosten
Expense Management
Grip en zicht op je reiskosten
CREËER CATEGORIEËN EN VOEG KOSTENPLAATSEN TOE
Als beheerder maakt u in de One2Pay online omgeving eenvoudig categorieën aan voor verschillende kosten. Zoals reiskosten, parkeren, etc. Zo bepaalt u zelf hoe u uitgaven indeelt en er tot op gebruikersniveau overzicht op houdt.
MIS GEEN EURO AAN BTW-TERUGGAAF
Wanneer u alle betalingen en declaraties via One2Pay afhandelt weet u zeker dat uw BTW-aangiften voor onkosten altijd kloppen. U voorkomt tijdrovende correcties, onnodige suppletieaangiftes en zelfs boetes van de belastingdienst. U betaalt wat u moet betalen en krijg terug waar u recht op heeft. Niet minder, maar zeker ook niet meer!
VOORKOM FRAUDE
One2Pay helpt u om fraude te voorkomen op meerdere niveaus. One2Pay draait op het betrouwbare Visa-platform, wat optimale veiligheid garandeert. Ontdek alle niveau’s.
GENEREER GEDETAILLEERDE RAPPORTEN
In de One2Pay omgeving genereert u gedetailleerde rapportages per team, gebruiker en/of categorie. U kunt ze eenvoudig exporteren en ze voldoen aan alle vereisten voor administraties, belastingen en audits.
BEHEER DE TOEGANG
U bepaalt per gebruiker welke delen van het kostensysteem hij of zij mag gebruiken. Bij elke functionaliteit kunt u aangeven of die wel of niet toegestaan is. Zo bepaalt u of gebruikers declaraties of bonnen mogen indienen, categorieën mogen beheren of rapporten mogen inzien.
CONTROLEER UITGAVEN EN KEUR ZE GOED. OF AF.
Zodra een medewerker een uitgave indient, krijgt u, of de manager van die collega, direct een notificatie. U ziet dan de geüploade bon en de categorie die de medewerker voorstelt. U controleert de uitgave en keurt hem goed of af. In het laatste geval kunt u de medewerker ook een bericht sturen met een verzoek om de uitgave toe te lichten of aan te passen.
KOPPEL ONE2PAY MET UW BOEKHOUDSYSTEEM
One2Pay werkt samen met de meeste belangrijke boekhoudsystemen zoals Visma en Exact. Zo kunt u automatisch declaraties met salarissen verrekenen of de uitbetaling ervan laten uitvoeren. Die koppeling maakt u eenvoudig en éénmalig vanuit uw One2Pay-portal.
Wilt u dat we u daarbij helpen? Neem dan gerust contact met ons op.
Wilt u dat we u daarbij helpen? Neem dan gerust contact met ons op.
WERK IN REAL-TIME
Pas instellingen, zoals toegang tot categorieën en limieten, op elk gewenst moment aan. Elke verandering die u doorvoert, wordt direct doorgevoerd in de One2Pay omgeving. Zo houdt u altijd de controle.
WERK GEMAKKELIJK MET ONE2PAY EXPENSE MANAGEMENT VOOR UW MEDEWERKERS
- De kaarthouder betaalt met een fysieke of digitale One2Pay Kaart. De transactie is direct zichtbaar in uw One2Pay Portal.
- Als de medewerker op een andere manier betaalt, voert hij of zij de transactie in als declaratie.
- De kaarthouder krijgt de vraag om een bon te uploaden. Dat mag een foto of een ander bestand zijn. Uploaden kan via de One2Pay app. De kaarthouder kiest één van de voorgeselecteerde categorieën voor de uitgave en voegt eventueel een korte omschrijving of notitie toe.
- De kaarthouder dient de uitgave in, die vervolgens direct ter controle naar de beheerder/manager wordt gestuurd.
- Na goedkeuring krijgt de kaarthouder meteen een notificatie. Is de transactie afgekeurd? Dan krijgt hij of zij mogelijk een terugkoppeling en eventueel een verzoek om de uitgave toe te lichten of te corrigeren.
- Als het ging om een declaratie die is goedgekeurd, wordt het bedrag uitgekeerd of verrekend met het salaris. Beide acties verlopen via de koppeling met het boekhoudprogramma.
BEHEER EN REAL-TIME INZICHT VOOR UW MEDEWERKERS
Kaarthouders kunnen hun beschikbare budget per categorie checken in de One2Pay-portal. Als ze de limieten van hun budget (dreigen te) bereiken, krijgen ze automatisch een waarschuwing.
Kaarthouders hebben op elk moment toegang tot hun uitgavengeschiedenis en de status van hun uitgaven. Ze zien direct of die goedgekeurd, afgewezen of nog in behandeling zijn.
Kaarthouders hebben op elk moment toegang tot hun uitgavengeschiedenis en de status van hun uitgaven. Ze zien direct of die goedgekeurd, afgewezen of nog in behandeling zijn.
Alleen voor De Haan Tankpas gebruikers:
Tot april 2026 géén maandelijkse kaartkosten
Download de app en begin vandaag nog met zorgeloos en leuker zakelijk rijden.
