Expense management
Grip en zicht op je reiskosten
Expense Management
Grip en zicht op je reiskosten
CREËER CATEGORIEËN EN VOEG KOSTENPLAATSEN TOE
Als beheerder maak je in de One2Pay online omgeving eenvoudig categorieën aan voor verschillende kosten. Zoals reiskosten, parkeren, etc. Zo bepaal je zelf hoe je uitgaven indeelt en er tot op gebruikersniveau overzicht op houdt.
MIS GEEN EURO AAN BTW-TERUGGAAF
Wanneer je alle betalingen en declaraties via One2Pay afhandelt weet je zeker dat de btw-aangiften voor onkosten altijd kloppen. Voorkom tijdrovende correcties, onnodige suppletieaangiftes en zelfs boetes van de belastingdienst. Betaal wat je moet betalen en krijg terug waar je recht op hebt. Niet minder, maar zeker ook niet meer!
VOORKOM FRAUDE
One2Pay helpt om fraude te voorkomen op meerdere niveaus. One2Pay draait op het betrouwbare Visa-platform, wat optimale veiligheid garandeert.
GENEREER GEDETAILLEERDE RAPPORTEN
In de One2Pay admin portal genereer je gedetailleerde rapportages per team, gebruiker en/of categorie. Je kunt ze eenvoudig exporteren en ze voldoen aan alle vereisten voor administraties, belastingen en audits.
BEHEER DE TOEGANG
De admin bepaalt per gebruiker welke delen van het kostensysteem hij of zij mag gebruiken. Bij elke functionaliteit geeft de admin aan of dit wel of niet toegestaan is. Zo bepaalt de admin of gebruikers declaraties of bonnen mogen indienen, categorieën mogen beheren of rapporten mogen inzien.
CONTROLEER UITGAVEN EN KEUR ZE GOED OF AF
Zodra een gebruiker een uitgave indient, krijgt de admin, of de manager van die collega, direct een notificatie. Je ziet dan de geüploade bon en de categorie die de gebruiker voorstelt. Controleer de uitgave en keurt hem goed of af. In het laatste geval kun je de gebruiker ook een bericht sturen met een verzoek om de uitgave toe te lichten of aan te passen.
KOPPEL ONE2PAY MET JOUW BOEKHOUDSYSTEEM
One2Pay werkt samen met de meeste belangrijke boekhoudsystemen zoals Visma en Exact. Zo kun je automatisch declaraties met salarissen verrekenen of de uitbetaling ervan laten uitvoeren. Die koppeling maakt je eenvoudig en éénmalig vanuit de One2Pay admin portal.
Heb je hulp nodig? Neem dan gerust contact met ons op.
WERK IN REAL-TIME
Pas instellingen, zoals toegang tot categorieën en limieten, op elk gewenst moment aan. Elke verandering, wordt direct doorgevoerd in de One2Pay admin portal. Zo heb je altijd de controle.
WERK GEMAKKELIJK MET ONE2PAY EXPENSE MANAGEMENT VOOR GEBRUIKERS
- De gebruiker betaalt met een fysieke of digitale One2Pay kaart. De transactie is direct zichtbaar in de One2Pay admin Portal.
- Als de gebruiker op een andere manier betaalt, voert hij of zij de transactie in als declaratie.
- De gebruiker krijgt de vraag om een bon te uploaden. Dat mag een foto of een ander bestand zijn. Uploaden kan via de One2Pay app. De gebruiker kiest één van de voorgeselecteerde categorieën voor de uitgave en voegt eventueel een korte omschrijving of notitie toe.
- De gebruiker dient de uitgave in, die vervolgens direct ter controle naar de admin/manager wordt gestuurd.
- Na goedkeuring krijgt de gebruiker meteen een notificatie. Is de transactie afgekeurd? Dan krijgt hij of zij mogelijk een terugkoppeling en eventueel een verzoek om de uitgave toe te lichten of te corrigeren.
- Als het ging om een declaratie die is goedgekeurd, wordt het bedrag uitgekeerd of verrekend met het salaris. Beide acties verlopen via de koppeling met het boekhoudprogramma.
BEHEER EN REAL-TIME INZICHT VOOR DE GEBRUIKERS
Gebruikers kunnen hun beschikbare budget per categorie checken in de One2Pay app. Als ze de limieten van hun budget (dreigen te) bereiken, krijgen ze automatisch een waarschuwing.
Gebruikers hebben op elk moment toegang tot hun uitgavengeschiedenis en de status van hun uitgaven. Ze zien direct of die goedgekeurd, afgewezen of nog in behandeling zijn.
Alleen voor haan tankpas houders:
Tot april 2026 géén maandelijkse kaartkosten
